Планирование

Процесс планирования позволяет получить ясную мысленную картину действий, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

"В киноиндустрии необходимость планирования самоочевидна и применяемая техника планирования достигла очень высокого уровня. Однако в бизнесе и в промышленности формальное планирование, в особенности планирование повседневной деятельности, не получило такого развития."

Предварительное планирование необходимо для организации эффективной работы, при этом чем масштабней задача и чем больше людей имеют к ней отношение, тем более детальное и точное планирование необходимо обеспечить.

(Суть планирования в том, что вы разделяете работу на две более узкие задачи: организацию и исполнение, что позволяет выполнить каждую из них в отдельности более эффективно.)

О стратегическом планировании:
"Стратегия целиком ориентирована на цели и в конечном счете на то, что важно для бизнеса и для вас. Без ясной долгосрочной перспективы, что бы вы не сумели сделать за день, или неделю, или год, или за всю жизнь, это не сможет привести вас к значительным результатам."

"Наибольшая опасность для большинства из нас кроется не в том, что мы стремимся к слишком высоким целям и не достигаем их, а в том, что мы ставим перед собой слишком низкие цели и добиваемся своего" (Микеланджело).

Используйте аутотренинг для мотивации себя на исполнение собственных планов:
"Все выдающиеся спортсмены, которых я интервьюировал, утверждают, что они используют в определенной форме аутотренинг и на тренировках, и на соревнованиях." (Чарлз Гарфилд. Вершина совершенства: техника аутотренинга величайших спортсменов мира.)

"Ваше внутреннее видение действует как магнит. Оно заставляет работать на себя людей, события и обстоятельства. Мысленное видение цели можно рассматривать как самоосуществившееся пророчество. То, во что верят люди, в конце концов происходит, они этого добиваются, часто бессознательно." (Джим Клеммер. На всех парах.)

"Помните, цель придает жизни смысл. Какова цель вашей жизни? Если вы этого не знаете или в этом вопросе нет ясности, постарайтесь определиться. Это и есть осознание вашей миссии."

Продолжение - ч.6.

Читать сначала - ч.1.

Только искренние мотивы могут сделать жизнеспособными длительные отношения.

Стивен Кови утверждает, что в основе взглядов высокоэффективного человека должны лежать принципы - базовые законы, не зависящие от времени и места действия. В частности, это принципы: справедливости, честности, постоянства, доверия, человеческого достоинства, долга, добродетели, потенциала, развития, прогресса, терпения, заботы и поощрения.

"Чтобы установить хорошие отношения с женой, детьми, друзьями или сослуживцами, нужно научиться слушать. А это требует больших эмоциональных затрат. Процесс слушания включает в себя такие компоненты, как терпение, открытость и искреннее стремление понять."

«О человеке судят по его ежедневным делам. И, стало быть, добродетель — не порыв, а привычка». Аристотель.

В процессе своего взросления и развития человек проходит стадии Зависимости, Независимости и Взаимозависимости. Последняя стадия соответствует самой высокой ступени развития и определяет способность человека взаимодействовать с другими людьми для получения взаимовыгодного результата.

Уникальность человека как живого существа, заключается в обладании способностью к самоанализу, воображением, совестью и независимой волей, которая дает нам возможность действовать вне зависимости от внешних факторов.

"Между стимулом и реакцией существует свобода выбора."

Продолжение - ч.4.

Читать сначала - ч.1.

Для работающих с Интернет Керри Глисон советует изучить и уметь эффективно использовать поисковые сервисы, и, кроме того, не отвлекаться на посторонние ссылки которые, скорее всего, встретятся при поиске нужной информации.

Важным способом взаимодействия руководителя и его непосредственных подчиненных являются встречи один на один. При этом необходимо заранее оговорить дату и время таких встреч и предоставить возможность подготовиться к ней как руководителю, так и его подчиненному.

Обязательно уделите внимание повышению эффективности проводимых совещаний. Для этого необходимо:

• Ясно определить цели совещания.
  
• Провести предварительную подготовку всех его участников.
  
• Обеспечить порядок и последовательность при его проведении (назначьте Председателя, обладающего правом прервать дискуссию).
  
• Добиться получения решений, ведущих к поставленным целям и отвечающих на вопросы "что?", "кем?" и "когда?" должно быть сделано.
  
• Протоколировать ход совещания, принятые на нем решения и оперативно ознакомить с протоколом всех участников совещания.

В периоды работы, требующей вашей концентрации решительно останавливайте посетителей, пришедших просто поболтать.

Помните, что при следовании вышеупомянутым рекомендациям, необходимо использовать достаточно гибкий подход (иногда даже метод проб и ошибок), чтобы учесть конкретную специфику вашего бизнеса.

Продолжение - ч.5.

Читать сначала - ч.1.

Для определения того какой является ваша текущая жизненная позиция, анализируйте собственные слова и поступки "со стороны" и сравнивайте их со словами и действиями окружающих вас людей.

(Если вы хотите изменить свое привычное поведение, то потребуется довести нужные действия до автоматизма, без необходимости каждый раз задумываться как будет правильнее поступить в той или иной ситуации. Для этого нужно чтобы желаемая модель поведения стала вашей привычкой, а привычкой, как известно, становится то, что мы делаем регулярно).

Каждый из последующих 7 навыков связан с первым навыком - навыком действовать, а не ожидать действия других людей.

Второй навык - это "Начинать дело, думая об его окончании". Этот навык говорит о важности выбора правильной стратегии в решении любой задачи.

(Например, если в данный момент вам надо попасть из пункта А в пункт Б, то не важно как и на чем вы будете передвигаться, если вы все время будете двигаться в неверном направлении. Более того, за время движения цель может измениться, и, окажется, что на самом деле вам нужно в пункт B. Поэтому в решении этой задачи важно быть не только хорошим исполнителем (хорошо управлять автомобилем), не только хорошим менеджером (найти этот самый автомобиль), но и лидером, который сможет правильно определить движетесь ли вы к вашей цели и правильно ли выбрана эта цель.)

Необходимо ясно осознавать те ценности, которыми вы хотите руководствоваться в своей жизни. Попробуйте сформулировать эти ценности и записать их в виде списка. Имея этот список вы всегда сможете оценить свои поступки и проверить в верном ли направлении вы движетесь.

Продолжение - ч.3.

Читать сначала - ч.1.

Стивен Р. Кови "Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности" - М.: Альпина бизнес букс, 2008.

Stephen R. Covey. The 7 Habits of Highly Effective People. Restoring the Character Ethic.

Для того, чтобы изменить ситуацию, порой достаточно изменить свое восприятие этой ситуации. Даже когда нам кажется что дела плохи, на самом деле может оказаться, что все не так уж и плохо. Попробуйте взглянуть на обстоятельства с разных сторон, и вы почти наверняка найдете что-нибудь положительное.

Навык - это пересечение знания, умения и желания. Для развития собственного навыка необходимы все эти три компонента.

Важно правильно соблюдать баланс между получением результата и совершенствованием средств производства, используемых для его получения.

Первый навык высокоэффективных людей - это проактивность. Жизненная позиция человека является проактивной, когда его поведение определяется его решениями, а не обстоятельствами и внешними факторами. Проактивный человек готов проявлять инициативу, брать на себя ответственность за все, происходящее с ним, и подчинять свои чувства собственному разуму.

Противоположностью проактивной жизненной позиции является реактивная позиция. Люди с реактивной позицией полагаются на мнение других людей в том, как они должны себя вести и чувствовать.

"Реактивные люди в своей речи используют выражения, снимающие с них ответственность.

- Вот такой уж я есть. Я детерминирован. Ничего не могу с этим поделать.

- Он выводит меня из себя! Я за себя не отвечаю. Моей эмоциональной жизнью управляет нечто, мне неподвластное".

Проактивные люди в своих поступках и ощущениях руководствуются в первую очередь своей внутренней системой жизненных ценностей. Элеонора Рузвельт говорила: "Никто не может вас обидеть без вашего согласия".

То, кем вы являетесь сегодня, есть результат вашего вчерашнего выбора. Чтобы измениться завтра, необходимо начать что-то делать для этого уже сегодня.

По словам Сэмюэла Джонсона, "фонтан успеха должен забить в нас самих; тот же, кто столь несведущ в человеческой натуре, что ищет счастье, изменяя все что угодно, кроме самого себя, потратит свою жизнь на бесплодные усилия и преумножит беды, от которых стремился избавиться".

Продолжение - ч.2.

Ссылки по теме
- 7 навыков Стивена Кови: краткое изложение - http://60minut.info/knighi/7-navykov-stiviena

Необходимо регулярно выделять время для выполнения задач с низким приоритетом, иначе они могут навсегда остаться в списке невыполненных.

Начиная работать над чем-то, не стоит забывать, что максимальная производительность вашего труда наступает не сразу. Ей предшествует период "погружения в проблему". Поэтому период работы над отдельной задачей не должен быть слишком коротким, чтобы учесть подобную "разминку". Очевидно также, что сверху этот период ограничен временем наступления утомления, после которого эффективность работы резко падает, и возникает необходимость в отдыхе для ее восстановления.

По утверждению Питера Дракера идеальная продолжительность непрерывной работы составляет 90 минут. В течение этого времени необходимо максимально сконцентрироваться на выполняемом деле, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Дабы несрочные телефонные звонки и электронные письма не отвлекали ваше внимание в течение всего дня, выделите на их обработку определенное время.

"Люди редко ожидают немедленного ответа на переданные по электронной почте сообщения. Если вы просматриваете сообщения регулярно, скажем, утром, перед обедом и перед концом рабочего дня, этого вполне достаточно".

Продолжение - ч.4.

Читать сначала - ч.1.

Для эффективного труда важен порядок на рабочем месте. На столе необходимо держать только то, с чем сейчас ведется работа. Лишние вещи не должны отвлекать ваше внимание.

Используйте ежедневник, который напомнит вам о делах именно в тот момент, когда вам нужно начать их делать.

Регулярно выполняйте резервное сохранение ваших рабочих файлов в компьютере.

Об обработке бумажных документов (по аналогии можно организовать обработку электронной корреспонденции):
"Достаньте хотя бы три лотка и обозначьте их "Входящие документы", "Документы для рассмотрения" и "Исходящие документы". В лотке "Входящие документы" будут находиться все вновь поступившие материалы. Лоток "Документы для рассмотрения" предназначен для бумаг, с которыми вы не можете работать сейчас по не зависяцим от вас причинам. В лотке "Исходящие документы" должны находиться бумаги, работу с которыми вы закончили.".

"Мы то, что мы делаем постоянно" (Аристотель).

Для повышения эффективности вашей работы необходимо правильно распределить затрачиваемое время между выполняемыми задачами в соответствии с их приоритетом. Важно минимизировать время, затрачиваемое на не очень важные дела, с тем, чтобы большая его часть посвящалась делам наиболее важным.

Необходимо анализировать на что в действительности уходит ваше время. Для анализа структуры реальных временных затрат полезно использовать записи того, сколько было потрачено времени и на что, поскольку ваши личные ощущения могут существенно отличаться от действительности.

По возможности группируйте рутинные операции, поскольку при этом повышается эффективность их выполнения.

Продолжение - ч.3.

Читать сначала - ч.1.

Основная цель книги - повышение продуктивности персональной деятельности.

Очень немногих из нас учили тому, как работать результативнее.

Для экономии времени выгодно делать небольшие по длительности дела, сразу после их рассмотрения по существу, поскольку при этом вам не придется тратить время на ознакомление с ними в следующий раз.

Не стоит тратить время на ознакомление с делами, которые вы не планируете сделать сейчас же.

"Психологи утверждают, что показателем духовного здоровья личности является сравнительная степень концентрации внимания на задачах прошлого, настоящего и будущего. Работа с задачами настоящего, обращенными в будущее, рассматривается как показатель духовного здоровья. Неудивительно, что мы буквально сходим с ума, когда над нами висит множество недоделок."

Если вам предстоит сделать несколько дел, то попробуйте сначала сделать наиболее сложные. После их выполнения взяться за остальные дела будет гораздо проще, поскольку вы уже будете уверены в своих силах.

"... если ваш подход к работе всегда будет сводиться к выбору, определению приоритетов, к ожиданию того, когда придет время действовать, к поискам оправданий, почему что-то надо просмотреть позже, постоянной перетасовке ваших бумаг или просмотру электронной почты, вы ничего не добьетесь. По существу, этим вы укрепите в себе привычку бездействовать. Придерживаясь же принципа Сделай это сейчас же и избавившись от привычки оправдывать откладывание дел в долгий ящик, вы приобретаете навыки действовать".

Будьте решительны. Представьте себе наихудшее из возможных последствий: если вы готовы с ним смириться, то смело принимайте решение.

"Когда мы отказываемся действовать так быстро, как надо было бы, это обычно происходит не потому, что стоящая перед нами задача слишком трудна, а скорее из-за нашей привычки по возможности дольше откладывать дело на потом. Это редко касается только одного дела; как правило, это укоренившаяся привычная система поведения." (Эдвин Блисс).

"Если вы что-то делаете ежедневно в течение месяца, это превращается в привычку" (Уильям Джеймс).

"... речь идет не только об откладывании дел на потом. Это философия работы и жизни. Это позиция: я активен, я ориентирован на действие, я выше проблем, с которыми сталкиваюсь.".

Продолжение - ч.2.